Semana 3 – 25/05/2011 até 31/05/2011

Objetivo do Projeto

Construir uma base de dados para armazenar contatos do Instituo Fazendo História.

Escopo do Projeto

- Desenho e construção de base de dados de contatos para o instituto;
- Desenvolvimento de interface para inserção e manutenção de dados da base;
- Tratamento básico e importação inicial dos dados da base atual;
- Treinamento para 12 pessoas, incluindo:
- Utilização da base, através de sua interface de usuário
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada
- Análise da base do programa Com Tato, para simples diagnóstico da situação.

Não faz parte do Escopo do Projeto

- Melhorias ou tombamento da base do programa Com Tato;
- Integração da base com o site do instituto;
- Validação das informações tombadas da base atual.


WBS - Work breakdown structure

Estrutura analítica do projeto (WBS)

"A WBS deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para que o progresso possa ser medido, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo para a realização do projeto."

Cronograma do Projeto



Matriz de Responsabilidades

Com o objetivo de organizar as atividades do projeto foram identificados os responsáveis pelas macro tarefas.
Essa definição pode ser observada na matriz de responsabilidade abaixo.



Custo X Orçamento

Foi realizado o entendimento do projeto com o funcionária do Instituto Fazendo História Claudia Vidigal e os integrantes do grupo de alunos da Fundação Vanzolini CGPTI7 Carolina Bonassa Oliveira, Cristiane Olivare, Fabio Rodrigues, Nelson Cherubim e Luiz Fernando Teixeira através de uma reunião de análise preliminar, através da qual identificamos as necessidades do cliente. Para estimar o Custo x Tempo por processo utilizamos as informações levantadas na reunião.

Valor Homem x Hora (R$): R$ 100,00



Por tratar-se de um projeto acadêmico, estamos estimando o esforço de 60h por integrante, com isso temos uma margem de 20% para atrasos e situações não previstas.

Planejamento da Qualidade

Através do controle demonstrado abaixo realizaremos a análise de todos os itens que devem ser atendidos pelo sistema para que o mesmo atenda ao usuário final.



Plano de Comunicação



Equipe: Carolina B. de Oliveira, Cristiane Ap. Olivare, Fabio Santos, Luis Teixeira e Nelson Cherubim.
Patrocinador : João Arantes
Stakeholders: Instituo Fazendo História, equipe e patrocinador.

Planejamento de Riscos

Semanas 4, 5 e 6 – 01/06/2011 até 21/06/2011

Nessas três semanas trabalhamos na análise e no tratamento do Banco de Dados; na análise da ferramenta escolhida e na infra-estrutura necessária para atender a solução escolhida.

A solução prevista originalmente no projeto era o desenvolvimento de um sistema a partir do zero. Esse desafio seria bastante grande, e com certeza o sistema desenvolvido não seria flexível o suficiente para poder evoluir conforme as necessidades futuras do instituto.

Decidimos então pela mudança na solução. Foi feita uma pesquisa rápida de disponibilidade de sistemas de CRM (customer relationship management - gerenciamento de relacionamento com clientes) que pudessem ser usados a custos razoáveis pelo instituto. Algumas soluções (Relenta, RSS Free Edition, Centric CRM) apresentam limitações na sua versão gratuita. Outras (Salesforce) tem um custo (pequeno) e/ou são baseadas na nuvem (cloud computing). Acabamos decidindo pela ferramenta SugarCRM, pois pareceu bem recomendada nos comparativos pesquisados (http://www.smallbizcrm.com/open-source-crm-software-small-businesses.html), além de ser razoavelmente conhecida (600.000 usuários) e contar com suporte oficial no Brasil (http://www.lampadaglobal.com/), caso haja necessidade futura.

O SugarCRM é uma plataforma altamente configurável, bastante complexa, mas cremos que conseguimos deixá-la bem usável desativando funcionalidades que não foram previstas no projeto. Mantivemos basicamente as funcionalidades referentes a Contatos, Contas (Empresas), Campanhas e Listas de Nomes (Targets).

A instalação do SugarCRM em uma máquina virtual VMWare com linux Ubuntu Server foi relativamente simples, mas enfrentamos alguns problemas na instalação do pacote de linguagem português, que foram resolvidos com uma reinstalação.

Cronograma Atualizado

Semanas 7,8 e 9 - 22/06/2011 até 12/07/2011

Nessas semanas fizemos uma visita ao Instituto Fazendo História para mostrar a evolução do trabalho de montagem de infra-estrutura e análise dos dados realizado nas semanas 4, 5 e 6 e trabalhamos no Desenvolvimento do Banco de Dados.

05/07 - Segunda visita ao Instituto Fazendo História

- Foi demonstrada a solução do SugarCRM (www.sugarcrm.org), a Cláudia gostou no geral e comentou de algumas modificações que seriam necessárias, principalmente para facilitar o uso e de campos que faltavam na solução original.

- O Nelson e o Fábio instalaram e configuraram a máquina virtual em uma máquina disponibilizada pela Cláudia. Esta máquina já possuía uma importação (ainda com erros) dos dados utilizados pelo Instituto Fazendo História.

- A Cláudia comentou que iria utilizar a máquina para testar em maiores detalhes após uma semana, e iria enviar por e-mail quaisquer considerações adicionais.

- O Nelson e o Fábio verificaram que as máquinas e a rede do instituto estão precisando de alguma atenção em termos de configurações, e se prontificaram a ajudar nesse sentido independentemente do projeto.

Desenvolvimento

Conseguimos configurar em Contatos e Contas todas as informações adicionais que haviam na base de dados (excel) fornecida pelo instituto. A ferramenta permite criar novos campos e até redefinir leiautes de tela e parâmetros de pesquisa, de forma bastante dinâmica.

Alguns problemas foram enfrentados na importação dos dados fornecidos:

- Os dados foram fornecidos em uma série de painéis de planilha excel, cada qual com seu layout e preenchimento específicos. Realizamos portanto uma padronização do layout e consolidamos uma única fonte de dados, tomando o cuidado de preservar a informação de origem.

- Verificamos que a base possuía uma série de problemas, notavelmente de duplicidade, preenchimento, registros com múltiplas informações, informações preenchidas em campos inadequados, entre outros. Dedicamos algum tempo para corrigir uma parcela dos problemas, garantindo que não houve perda intencional de informação, mas ainda há muitos casos que terão que ser corrigidos durante o uso do sistema.

- Foi solucionado o problema de importação de caracteres acentuados, tratava-se apenas de uma configuração no usuário.

- Resultados da importação (3705 registros no original):
a) 1692 contas (empresas) criadas
b) 3676 contatos criados
c) 31 contatos com erro
d) 1276 registros sem conta, ou com erro na conta

- Não fazia parte do escopo original do projeto que fosse feita a gestão de campanhas, mas o SugarCRM tem este recurso. Deixamos ele habilitado, há a possibilidade de se criar campanhas e listas de abordados, assim como exportar essas listas para arquivos .csv (que podem ser lidos no excel), mas existem recursos mais avançados que poderiam ser explorados em uma extensão deste projeto, como a gestão de campanhas de e-mail, gestão dos contatos efetivos, etc. O SugarCRM possui uma extensibilidade via plugins, que pode ser explorada no futuro.

Conseguimos finalizar a instalação do SugarCRM, criar usuários (Admin e Claudia), configurar uma conta de e-mail no gmail para o Instituto, e importar os dados (só para efeitos de testes).

Estão em estudo as possibilidades de configuração do mesmo. É possível criar campos e mexer nos layouts de entrada de dados e relatórios, tudo pela interface WEB.

Abaixo temos uma análise inicial dos layouts que precisaremos alterar no projeto.

Layout básico de EMPRESA (e campos não apresentados ao lado):



Problemas (para adequar à base do Instituto Fazendo História):

1) Não tem campo “CNPJ”
2) Não tem campo “Bairro” (em todos os endereços)
3) Não tem campo “Relação” (será que pode ser o campo “Tipo”? Alterar ou criar domínio account_type_dom...)
4) Classifica endereços em “Cobrança” e “Entrega”
5) Endereço deve ser importado para “Empresa” ou “Contato”?
6) Não tem campos de origem

Campos potencialmente não usados:

1) Código SIC
2) Código Bolsa
3) Endereço de entrega
4) Telefone Alternativo

Layout básico de CONTATO (e campos não apresentados ao lado):



Problemas (para adequar à base do Instituto Fazendo História):

1) Não tem campo “obs” e “obs2”
2) Transformar campos “newsletter”, “relatório” e “cartão natal” em campanhas
3) Telefone deve ser importado em “Telefone do Escritório” ou “Celular” no tratamento.
4) Não tem campos de origem (“Fonte”?)
5) Renomear “Nome da Conta” para “Nome da Empresa”

Campos potencialmente interessantes:

1) Saudação
2) Telefone de Casa
3) Outro Telefone
4) Assistente
5) Telefone do Assistente
6) Data de Nascimento

Campos potencialmente não usados:

1) Sincronizar Contato

Cronograma Atualizado

Semana 10 - 27/07/2011 até 02/08/2011

Nessa semana geramos uma nova máquina virtual com:

- alterações levantadas no documento que elaboramos sobre layouts - criação de campos usados no Instituto Fazendo História, alteração nos layouts, simplificações, etc...
- algum nível de limpeza de dados
- importação dos dados da planilha tratada
- correção da importação de acentuação

Sendo assim, consideramos o desenvolvimento, homologação e testes concluídos.

Agendamos uma nova visita ao Instituto Fazendo História no dia 04/08/2011 para:
- Feedback aplicação
- Mapear infra (Segunda fase) - Bônus: Otimização de equipamentos!
- Instalação versão 2 Maquina Virtual Instituto Fazendo História
- Agenda do Treinamento
- Finalização de projeto

Cronograma Atualizado

Semana 11 - 03/08/2011 até 09/08/2011

04/08/2011 - Terceira visita ao Instituto Fazendo História

Feedback aplicação: Luis conversou com a Cláudia e demonstrou a nova máquina virtual, ela gostou bastante.

Mapear infra (Segunda fase) - Bônus: Otimização de equipamentos! Configuração de acesso ao sistema web, otimização de todos os equipamentos, liberação de firewall, configuração de rede.

Instalação versão 2 Maquina Virtual Intituto Fazendo História: Cópia da segunda versão do ambiente virtualizado (vmware).


1) Cláudia e Maira ficaram de avaliar se precisariam de mais alterações na aplicação, mas já confirmaram que pretendem usar basicamente os painéis de "conta" e "contato" somente. O de "campanhas" e o de "lista de targets" ficarão para uma expansão futura, fora do escopo do projeto atual.

2) A Cláudia ficou com a planilha unificada (a versão 4 dela), que foi tratada inicialmente por mim. Ela se comprometeu a melhorar a qualidade dos dados da mesma, até a 6ª feira que vem, quando nos enviaria novamente para uma nova importação na base.

3) Após as possíveis alterações levantadas, e a nova importação, ela comentou que não haveria problemas em dar um fechamento ao projeto, ela gostou muito da solução escolhida e comentou que será de grande importância para o instituto.

4) Também fora do escopo do projeto, o Luis colocou-se a disposição para eventuais dúvidas, problemas ou melhorias posteriores à entrega, mesmo a ativação de outros recursos disponíveis no SugarCRM.

Semana 12 - 10/08/2011 até 17/08/2011

Encerramento do Projeto

Encerrar o projeto ou fase é o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou fase. Durante o encerramento do projeto, o gerente revisará todas as informações prévias dos encerramentos das fases anteriores, assegurando que todo o trabalho do projeto está completo e que o mesmo alcançou seus objetivos.

Tendo em vista a última visita ao Instituto Fazendo História, a satisfação do cliente com relação ao banco de dados e o aceite do mesmo, consideramos nossa missão cumprida.

Dos itens que fazem parte do escopo, não atendemos apenas o Treinamento e com isso realizamos 98% da fase de Execução.

Após a revisão dos documentos e do escopo concluímos que realizamos a maioria das atividades de acordo com o planejado e apesar de não termos conseguido finalizar o Treinamento, atendemos a expectativa do cliente. Sendo assim, consideramos o projeto encerrado.